Prilikom izdavanja računa potrebno je odabrati ispravnu vrstu dokumenta iz padajućeg izbornika koji detaljnije opisuje vrstu računa ili odobrenja koje izdajete.
U Parri, prilikom izrade računa iz padajućeg izbornika u polju vrsta dokumenta, odabrat ćete jednu od sljedećih opcija:
71 | Poziv na plaćanje | Dokument kojim vjerovnik traži od dužnika plaćanje jedne ili više dospjelih faktura. |
380 | Komercijalni račun - Redovan račun | Standardni poslovni račun za robu ili usluge isporučene prema ugovorenim uvjetima. |
384 | Korektivni račun - Storno računa | Ispravljeni račun koji sadrži revidirane podatke u odnosu na ranije poslan račun. |
384 | Korektivni račun - Storno predujma | Ispravljeni račun koji sadrži revidirane podatke u odnosu na ranije poslan račun za predujam. |
386 | Račun za predujam | Račun za plaćanje unaprijed; iznos ovog računa se odbija od konačne fakture. |
81 | Odobrenje za robu i usluge | Dokument kojim se pružaju informacije o odobrenjima vezanim uz transakciju robe ili usluga. |
82 | Račun za mjerene usluge | Račun za usluge koje se mjere (npr. plin, struja) prema potrošnji. |
83 | Odobrenje za financijske ispravke | Dokument koji pruža informacije o iznosima uslijed financijskih prilagodbi (npr. bonusi). |
130 | Interni račun s podacima za fakturiranje | Interni dokument koji sadrži podatke o prodanim dobrima koji služe kao osnova za izradu fakture. |
261 | Samoizdavajuće odobrenje | Odobrenje koje kupac izdaje umjesto prodavatelja u samo-fakturiranju. |
325 | Predračun | Prethodni račun koji ne zahtijeva plaćanje, sličan informacijama kao konačni račun. |
326 | Parcijalni račun | Račun koji sadrži podatke o dijelu ukupnog iznosa ili transakcije. |
331 | Komercijalna faktura koja uključuje popis za pakiranje | Komercijalni račun koji uključuje i popis za pakiranje. |
381 | Odobrenje | Dokument koji pruža primatelju opću obavijest o odobrenju. |
383 | Terećenje | Dokument koji pruža informacije o dodatnim terećenjima ili troškovima. |
385 | Konsolidirani račun | Kombinira više faktura u jedan dokument (npr. obračun za više isporuka). |
387 | Račun za najam | Račun za najam opreme ili usluge. |
388 | Porezni račun | Račun koji se koristi za porezne svrhe. |
389 | Samoizdavajući račun | Račun koji kupac izdaje umjesto prodavatelja. * privremeno nedostupno |
390 | Delkredere račun | Račun s garancijom od osiguranja ili jamstva. |
393 | Faktoring račun | Račun prenesen trećoj strani radi naplate. |
394 | Račun za leasing | Račun za leasing opreme ili imovine. |
395 | Konsignacijski račun | Račun za roba na konsignaciji (bez tradicionalne prodaje). |
396 | Faktoring odobrenje | Kreditna bilješka vezana uz fakturirane iznose predane trećoj strani. |
457 | Povrat terećenja | Bilješka o vraćanju terećenja (npr. ispravak terećenja). |
458 | Storno kredita (banka) | Storno dokument za knjiženje kreditnih transakcija (npr. bankovno). |
527 | Samoizdavajuće terećenje | Debitna bilješka koju kupac kreira u samo-fakturiranju. |
575 | Račun osiguravatelja | Račun koji izdaje osiguravajuće društvo za iskazanu premiju ili trošak osiguranja. |
623 | Špediterski račun | Račun koji izdaje špediter za usluge prijevoza i obrade tereta. |
780 | Račun za prijevoz tereta | Dokument koji prikazuje troškove prijevoza i uvjete plaćanja od strane prijevozničke tvrtke. |
870 | Konzularna faktura | Faktura koja se priprema u izvoznom poduzeću za potvrdu u konzularnom uredu uvozne zemlje. |
875 | Djelomična građevinska faktura | Faktura za dio radova unutar građevinskog projekta. |
876 | Djelomična završna građevinska faktura | Faktura koja završava sve prethodne parcijalne fakture unutar projekta prije konačnog. |
877 | Završna građevinska faktura | Konačna faktura koja sumira prethodne izdatke unutar projekta. |
935 | Carinski račun | Račun koji se koristi pri carinskim formalnostima za procjenu vrijednosti robe. |
Na odabir vrste dokumenta utječu okolnosti izdavanja dokumenta:
1. Koja je osnovna svrha dokumenta: je li cilj naplata, obavijest, ispravak, odobrenje, terećenje ili samo informacija? Na temelju svrhe razlikuju se: poziv na plaćanje (71); račun (380, 388); odobrenje / terećenje (81, 381, 383); interni ili informativni dokument (130, 325).
2. Stvara li dokument obvezu plaćanja ili je samo informativan: očekuje li se temeljem dokumenta uplata ili dokument služi kao predradnja / evidencija? Ovo pitanje je ključno za razliku između: predračuna (325), poziva na plaćanje (71), računa (380, 388), internih računa (130).
3. Ima li dokument pozitivan ili negativan financijski učinak: povećava li obvezu kupca ili smanjuje već postojeću obvezu? Na temelju financijskog učinka razlikuju se račune i terećenja (380, 383); odobrenja i storna (81, 381, 384); povrati i korekcije (457, 396).
4. Je li dokument novi obračun ili ispravak postojećeg dokumenta: ispravlja li se raniji račun, predujam ili kredit ili se izdaje potpuno novi financijski dokument? Pri tome se razlikuju redovni račun (380), korektivne računi i storna (384), financijska odobrenja (83, 458).
5. U kojoj se fazi poslovnog procesa dokument izdaje: prije isporuke, tijekom isporuke, nakon isporuke, nakon već izdanog računa? Ovime se razlikuju: predujam (386), parcijalne i završne račune (326, 875–877), konsolidirane račune (385).
6. Odnosi li se dokument na robu, usluge ili financijske instrumente: fizička roba, usluge (najam, prijevoz, špedicija), financijske usluge (faktoring, leasing, delkredere)? Prema ovome se razlikuju: komercijalne i porezni računi (380, 388), uslužnI računi (387, 780, 623), financijski dokumenti (390, 393, 394).
7. Je li dokument vezan uz posebnu djelatnost ili regulatorni kontekst kao što su: građevina, carina, konzularne ili usluge osiguranja? Pri tome se razlikuju: građevinske fakture (875–877), carinske i konzularni dokumenti (935, 870), bankarski dokumenti i računi osiguravatelja (575, 458).
8. Tko izdaje dokument i u čije ime: prodavatelj; kupac u ime prodavatelja (samoizdavanje); financijska institucija? Ovime se razlikuju standardni računi (380), samoizdavajući dokumenti (261, 389, 527), bankarski i faktoring dokumenti (393, 396).
9. Obuhvaća li dokument jednu isporuku ili više njih? Ključno pitanje za razlikovanje redovnog računa (380) i konsolidiranog računa (385).
10. Je li dokument dio međunarodne trgovine ili logistike: postoji li potreba za popisom pakiranja, prijevozom, carinom? Razlikuje komercijalne fakture s logistikom (331); prijevoz, špediciju i carinu (780, 623, 935).