Putni nalog je poslovni dokument kojom evidentirate putovanje (udaljeno više od 30 km od mjesta rada) obavljeno u poslovne svrhe. Isti služi isplati troškova vezanih uz putovanje.
Obrascu za kreiranje putnog naloga možete pristupiti na tri načina:
Na stranici Pregleda u sekciji 'Izdaj novi dokument' dostupna je opcija za brzi pristup klikom "Putni nalog".
U traci izbornika klikom na "Izdavanje dokumenata“ te "Izdaj nalog“ u sekciji Putni nalozi.
Ako se nalazite u sekciji Izdavanje dokumenata > Putni nalozi na pregledu popisa putnih naloga, klikom na "+Dodaj putni nalog“ u gornjem desnom uglu.
Otvorit će se novi putni nalog gdje je potrebno unijeti osnovne podatke i detalje putovanja kako biste zaposleniku uručili privremeni putni nalog koji služi kao poslovna isprava za službeni put. Ostale obavezne informacije možete unijeti odmah ili nakon povratka, a zatim nalog službeno potpisati i potvrditi te potom evidentirati isplatu.
Koraci i tijek izrade putnog naloga su sljedeći:
1) Unos osnovnih podataka i detalja putovanja za izdavanje naloga zaposleniku prije polaska.
Osnovni podaci
Sva polja u ovoj sekciji su obavezna te se mogu vlastoručno unijeti.
Oznaka putnog naloga - oznaka i format iste je proizvoljan, dozvoljena su slova, brojevi i znakovi (/, - i sl.). Parra neće automatski nastaviti slijed oznaka već je sa svakim putnim nalogom potrebno unijeti željenu oznaku. Parra će prepoznati ako već postoji unesena oznaka i spriječit će unos identičnih oznaka za nove naloge unutar iste kalendarske godine. U novoj kalendarskog godini moguće je unijeti istu oznaku putnog naloga kao i prethodne godine.
Datum i vrijeme izdavanja - kliknite na ikonu kalendara te odaberite datum i vrijeme i potom kliknite "Primijeni" kako bi se odabir spremio. Datum izdavanja ne može biti kasniji od datuma i vremena polaska tj. datum izdavanja može biti najkasnije dan polaska.
Ovlaštena osoba - ime i prezime osobe ovlaštene za upućivanje zaposlenika na službeni put.
Zaposlenik - ime i prezime zaposlenika kojeg se upućuje na službeni put.
OIB zaposlenika
Radno mjesto zaposlenika - unesite radno mjesto prema ugovoru o radu.
Svrha putovanja - unesite svrhu službenog puta.
Detalji putovanja
U ovoj sekciji je moguće ispuniti polja samostalnim unosom i izborom iz kalendara ili padajućeg izbornika. Obavezna polja su:
Polazište - sjedište sa kojeg se polazi na službeni put.
Odredište - mjesto na koje se zaposlenik upućuje.
Datum odlaska i povratka
Prijevozno sredstvo - odaberite odgovarajuće vozilo iz voznog parka, dodajte novo vozilo u vozni park ili odaberite opciju 'Javni prijevoz' ili 'Ostalo'.
Odabirom vozila iz voznog parka, prikazat će se i ispuniti polja:
Marka vozila - proizvođač koji je unesen.
Registracija - registarske oznake vozila.
Odabirom 'Javni prijevoz' ili 'Ostalo' obavezno polje će biti i:
Opis prijevoza - gdje je potrebno detaljnije opisati prijevozno sredstvo koje se koristi na služenom putu.
Klikom na "+Dodaj vozilo" u ovom padajućem izborniku, otvorit će se prozor za unos vozila u vozni park. Nakon unosa svih obaveznih polja, potrebno je kliknuti "Potvrdi" za pohranu prijevoznog sredstva u vozni park. Ovo prijevozno sredstvo će se zatim prikazati i na putnom nalogu koji je u izradi.
Neobavezna polja su:
Opis prijevoza - ovo polje je neobavezno jedino ako ste odabrali vozilo iz voznog parka. Ovdje možete dodati opis prijevoznog sredstva, poput boje i sl.
Predujam - dodajte iznos predujma ukoliko je izdan zaposleniku za troškove službenog puta. Iznos predujma će se oduzeti od ukupnog iznosa za isplatu.
Valuta - odaberite odgovarajuću valutu, po zadanom je postavljen EUR.
Nakon unosa obaveznih podataka u ove dvije sekcije, moguće je spremiti nacrt ili izdati putni nalog te ga uručiti zaposleniku prije polaska na službeni put.
Opcije "Spremi nacrt" te "Izdaj putni nalog" se nalaze u gornjem desnom uglu.
Nakon što ste odabrali "Spremi nacrt" status putnog naloga promijenit će se u 'Nacrt'.
Ako ste kliknuli "Izdaj putni nalog" status putnog naloga promijenit će se u 'Dovrši unos' jer preostaje unijeti ostala obavezna poja za obradu putnog naloga.
Djelomično ispunjen putni nalog je moguće preuzeti sa popisa putnih naloga klikom na tri točkice na kraju retka te odabirom "Preuzmi". Zatim ga možete ispisati i uručiti zaposleniku prije polaska.
2) Unos troškova službenog puta i preostalih obaveznih podataka za isplatu i potvrdu putnog naloga
Ostale detalje službenog puta i povezanih troškova je moguće naknadno unijeti.
Troškovi dnevnica
Klikom na "+Dodaj dnevnicu" prikazat će se sva polja koja omogućavaju izračun troškova dnevnica.
Napomena: Ukoliko se službeno putovanje odvilo kroz više država potrebno je kliknuti "+Dodaj dnevnicu" za svaku pojedinu državu kako bi se iznos ispravno obračunao.
U ovoj sekciji je obavezno unijeti podatke u sva polja jer su ista parametri za izračun dnevnica koje će se isplatiti zaposleniku.
Država - prema odabiru države primijenit će se pravila za izračun dnevnica za tuzemna ili inozemna službena putovanja.
Datum i vrijeme odlaska i Datum i vrijeme polaska - unesite datum i vrijeme odlaska i polaska za odabranu etapu (državu) putavanja samostalno ili odabirom iz kalendara te klikom na "Primijeni".
Nakon unosa ovih polja, automatski će se izračunati i ispuniti polja:
Broj sati
Broj dnevnica
Iznos pojedinačne dnevnice - automatski se mijenja ovisno o odabranoj Državi.
Valuta - ovo polje će se automatski ispuniti prema valuti Države.
Tečaj (za 1 EUR) - ovo polje će se prikazati ukoliko je valuta države drugačija od EURa i prikazat će se iznos tečaja za 1 EUR na datum povratka.
Klikom na "+Dodaj plaćene obroke po danu" moguće je u novom prozoru odabrati plaćene obroke po danu.
Nakon odabira plaćenih obroka, kliknite "Spremi" kako bi se trošak obračunao. Ručak ili večera umanjuju dnevnicu za 30% pojedinačno. Ako su oba obroka osigurana, dnevnica za taj dan se umanjuje za 60%.
Ukupan iznos dnevnice vidljiv je u dnu sekcije te je isti rezultat broja dnevnica, iznosa pojedinačne dnevnice i eventualnog umanjenja za obroke. Prikazuje se u EUR prema tečaju na dan povratka.
Troškovi prijevoza
Klikom na "+Dodaj prijevoz" prikazat će se sva polja koja omogućavaju izračun troškova prijevoza. Kako biste dodali određenu novu vrstu prijevoznog sredstva koje je korišteno na putovanju, potrebno je kliknuti "+Dodaj prijevoz" te unijeti podatke za to prijevozno sredstvo kako bi izračun bio ispravan.
U ovoj sekciji je obavezno unijeti podatke u sva polja jer su ista parametri za izračun troškova prijevoza.
Prijevozno sredstvo - prema odabiru prijevoznog sredstva (službenog, osobnog ili javnog prijevoza/ostalog) obračunat će se i (po potrebi) isplatiti troškovi.
Kod odabira prijevoznog sredstva - "Javni prijevoz" ili "Ostalo" - obavezno je unijeti:
Polazište - unesite mjesto polaska sa navedenim prijevoznim sredstvom.
Odredište - unesite mjesto dolaska sa navedenim prijevoznim sredstvom.
Datum troška - samostalno unesite ili odaberite iz kalendara.
Iznos troška
Valuta - odaberite valutu u kojoj je trošak nastao, po zadanom je EUR. Ukoliko se radi o stranoj valuti, prikazat će se i iznos tečaja za 1 EUR na datum troška.
Ukoliko ste odabrali "privatno vozilo" tada će se osim dolje navedenih polja prikazati i polje 'Naknada po kilometru' te će se u dnu sekcije za to prijevozno sredstvo prikazati ukupan iznos naknade.
Napomena: Naknada po kilometru će se izračunati isključivo ako je za službeni put korišteno osobno vozilo (ovaj tip prijevoznog sredstva treba biti naznačen prilikom unosa vozila u vozni park).
Kod odabira "službenog" ili "privatnog" prijevoznog sredstva iz voznog parka, obavezna polja su:
Polazište - unesite mjesto polaska sa navedenim prijevoznim sredstvom.
Odredište - unesite mjesto dolaska sa navedenim prijevoznim sredstvom.
Početno stanje brojila - unesite kilometražu koja je bila vidljiva na navedenom polazištu.
Završno stanje brojila - unesite kilometražu koja je bila vidljiva na navedenom odredištu.
Nakon unosa ovih polja, automatski će se izračunati i ispuniti polja:
Prijeđeni kilometri
Ukupan iznos - ovaj podatak će ostati 0,00 EUR ukoliko je korišteno službeno vozilo jer se u ovom slučaju ne isplaćuje naknada troškova prijevoza po prijeđenom kilometru.
Ukupan iznos troškova prijevoza vidljiv je u dnu sekcije. Prikazuje se u EUR, ukoliko su zabilježeni troškovi u stranoj valuti ukupni iznos je prema tečaju na dan troška.
Ostali troškovi
Klikom na "+Dodaj trošak" prikazat će se sva polja koja omogućavaju izračun ostalih troškova nastalih tijekom službenog puta kao što su noćenje, parking, cestarina i sl. Svaki trošak je potrebno dodati zasebno.
Obavezna polja su:
Vrsta troška - moguć je slobodan unos.
Opis troška - detaljnije opišite trošak.
Datum troška - upišite ili odaberite datum nastanka troška (prema izdanom računu).
Način plaćanja - odaberite način plaćanja iz padajućeg izbornika. Dostupne su opcije: vlastita sredstva, kartica tvrtke ili predujam. Predujam je moguće odabrati isključivo ako je iznos naveden u sekciji 'Detalji putovanja'. Ovisno o odabranom načinu plaćanja će se obračunati iznos za isplatu zaposleniku.
Iznos troška - unesite iznos prema izdanom i priloženom računu.
Valuta - odaberite valutu u kojoj je trošak nastao, po zadanom je odabran EUR.
Prema navedenim podacima popunit će se polje "Iznos za isplatu" te "Ukupan iznos".
Ukupni iznos ostalih troškova vidljiv je u dnu sekcije. Prikazuje se u EUR, ukoliko su zabilježeni troškovi u stranoj valuti ukupni iznos je prema tečaju na dan troška.
Izvještaj s putovanja
Za finalni obračun putnog naloga potrebno je izraditi izvještaj s putovanja. Kako bi se isti automatski generirao kliknite "Generiraj izvještaj s putovanja" te će se polje ispuniti sa osnovnim informacijama koje su unesene u obrazac putnog naloga. Naknadno možete dodati informacije upisivanjem teksta.
Ukoliko uredite sadržaj putnog naloga s novim informacijama u obaveznim poljima, možete ponovno kliknuti "Generiraj izvještaj s putovanja" te će se isti ažurirati. Ako ste samostalno unijeli tekst, isti će se obrisati ponovnim generiranjem izvještaja.
Priloži dokumente
U ovoj sekciji je moguće dodati dokumente povezane s putnim nalogom, na primjer račune kojima su evidentirani ostali troškovi putovanja. Kliknite "Pretraži uređaj" i prenesite datoteke sa vašeg uređaja u Parru. Dozvoljeni formati datoteka su PDF, JPG i PNG. Maksimalna veličina po datoteci je 10 MB, a maksimalan broj datoteka je 100.
Po zadanom se priložene datoteke spremaju uz putni nalog u jedan objedinjeni PDF dokument. Ukoliko ne želite da se prilozi spreme i ispisuju uz putni nalog, kliknite na kučicu pored akcije "Spremi putni nalog i povezane dokumente u jednu PDF datoteku".
Prenesene datoteke će se prikazati u dnu sekcije.
Promjene unesene u putni nalog je moguće spremiti u svakom trenutku klikom na "Spremi promjene" u gornjem desnom uglu ekrana.
Ukoliko spremite promjene nakon što su ispunjena sve navedene sekcije osim sekcije Potvrda putnog naloga, status putnog naloga će se promijeniti u 'Potpiši'.
3) Potvrda i potpisivanje putnog naloga
Nakon što su svi obavezni podaci uneseni, prije daljnje obrade i isplate troškova putnog naloga, potrebno je da ovlaštena osoba i zaposlenik koji je naveden na putnom nalogu isti potvrde potpisom.
Potvrdite nalog na jedan od dva dostupna načina:
klikom na "+Dodaj potpis" dodajte potpis ovlaštene osobe i zaposlenika iz potpisa pohranjenog na korisničkom profilu ili ovim putem dodajte potpis koji će se potom pohraniti na korisnički profil.
označite kućicu pored "Dokument će biti ručno potpisan" kako biste naznačili da da potvrđujete putni nalog te će isti biti ispisan za potpis.
Potpis možete obrisati klikom na ikonu koša za smeće. Brisanjem potpisa nalog će ostati u statusu čekanja na potpis.
Napomena: Izmjene podataka na putnom nalogu rezultirat će brisanjem potpisa jer je potrebno unesene izmjene ponovno potvrditi potpisom ovlaštene osobe i zaposlenika.
Kako biste ispisali putni nalog za ručno potpisivanje, potrebno ga je preuzeti na vaš uređaj i potom ispisati. Na popisu putnih naloga, klikom na tri točkice pored statusa naloga otvorit će se dostupne opcije, kliknite "Preuzmi" i putni nalog u PDF formatu će se pohraniti na uređaj.
Nakon što je putni nalog potpisan, status istog će se promijeniti u 'Čeka isplatu'.
4) Isplata i evidentiranje isplate dnevnice i troškova po izdanom putnom nalogu
Nakon što je putni nalog isplaćen otvorite detalje putnog naloga i u gornjem desnom uglu kliknite "Označi kao isplaćeno".
Potom će se status promijeniti u 'Isplaćeno'.
