Prilikom izdavanja eRačuna obavezno je odabrati vrstu poslovnog procesa. Na odabir poslovnog procesa utječe nekoliko okolnosti tog procesa:
Na temelju čega se izdaje račun? → postoji li ugovor, narudžba, dugoročni odnos ili se radi o jednokratnoj isporuci bez formalnog okvira.
Je li račun dio redovitog ili ponavljajućeg procesa? → radi li se o kontinuiranoj usluzi, periodičnom obračunu ili jednokratnom događaju.
Postoji li povezanost s drugim poslovnim dokumentima? → račun se poziva na ugovor, narudžbenicu, otpremnicu, primku ili prethodni račun.
U kojem se trenutku u odnosu na isporuku/uslugu izdaje račun? → prije isporuke, nakon isporuke, periodično ili kao završni/korektivni dokument.
Kada se očekuje plaćanje? → unaprijed, odmah, nakon izdavanja računa ili je već izvršeno.
Ima li račun posebnu svrhu ili iznimku u odnosu na „standardni” račun? → povrat, storno, parcijalni iznos, samofakturiranje (samoizdavanje) itd.
Tko inicira poslovni proces i tko snosi odgovornost za podatke? → izdavatelj, primatelj, obje strane ili se radi o samofakturiranju.
U Parri, prilikom izrade eRačuna iz padajućeg izbornika u polju vrsta poslovnog procesa, birate jednu od niže navedenih opcija. Gore navedena pitanja kao i opisi poslovnih procesa navedeni u nastavku vam mogu pomoći pri odabiru.
P1 – Izdavanje računa za isporuke robe i usluga prema narudžbenici, na temelju ugovora
Kada odabrati: Kada imate ugovor s kupcem i naručene isporuke robe/usluga prema toj narudžbi.
Ključne karakteristike:
Račun se temelji na narudžbenici iz ugovornog odnosa.
Ugovor i narudžba definiraju obveze i cijene.
Račun se izdaje nakon isporuke, te se potom vrši plaćanje.
Na računu se navodi referenca na ugovor i narudžbenicu.
Najčešći standardni način fakturiranja za stabilne B2B odnose.
P2 – Periodično izdavanje računa za isporuke robe i usluga na temelju ugovora
Kada odabrati: Ako imate ugovor za redovne, ponavljajuće isporuke ili usluge (npr. svaki mjesec), ali bez zasebne narudžbenice za svaku.
Ključne karakteristike:
Račun se izdaje redovito za određeni period (npr. mjesečno).
Račun uključuje referencu na ugovor.
Koristite samo ako ugovor jasno navodi da nema potrebe za narudžbenicama. Ako kupac ipak šalje narudžbenice, odaberite P1.
P3 – Izdavanje računa za isporuku prema samostalnoj narudžbenici
Kada odabrati: Kada postoji jednokratna narudžba, ali nema ugovornog okvira – tipično ad‐hoc narudžbe (telefonske, e-mail ili online narudžbe, narudžbe putem web shopa).
Ključne karakteristike:
Naručitelj akcijom narudžbe definira što se isporučuje.
Račun se izdaje za svaku takvu isporuku, svaka isporuka = jedan račun.
Ovaj poslovni proces je namijenjen za jednokratne poslovne, bez ugovora.
P4 – Plaćanje unaprijed (avansno plaćanje)
Kada odabrati: Kad kupac plaća predujam prije isporuke robe/usluga.
Ključne karakteristike:
Plaćanje predujma se vrši u potpunosti ili djelomično.
Račun sadrži iznos predujma, ukupni iznos i preostalo za platiti.
Račun se odnosi na jednu isporuku/narudžbenicu.
P5 – Plaćanje na licu mjesta (engl. Spot payment)
Kada odabrati: Ako se plaća odmah, prije ili tijekom isporuke (gotovina, kartica, online). Račun se izdaje neposredno nakon plaćanja.
Ključne karakteristike:
Račun se izdaje nakon ili istodobno s plaćanjem.
Radi se o jednokratnoj isporuci. Nema ugovora ili narudžbenice.
Račun se odnosi na broj računa ili kartice korištene za plaćanje.
Ovaj proces je čest u maloprodaji prema drugim tvrtkama.
P6 - Plaćanje prije isporuke, na temelju narudžbenice
Kada odabrati: Ako postoji narudžbenica, ali i plaćanje i izdavanje računa prema obostranom dogovoru dolaze prije same isporuke robe/usluge.
Ključne karakteristike:
Račun se izdaje prije same isporuke, te se i plaćanje vrši prije iste.
Narudžbenica je osnova dokumentacije. Obavezna referenca na narudžbenicu.
Često se koristi ako je plaćanje uvjet za početak rada.
P7 - Izdavanje računa s referencama na otpremnicu
Kada odabrati: Ako šaljete otpremnicu (dokaz o isporuci) nakon zaprimanja narudžbenice te prije izdavanja računa. Jedna otpremnica = jedan račun.
Ključne karakteristike:
Otpremnica navodi jednu isporuku.
Račun odražava sadržaj otpremnice te je na istome obavezna referenca na otpremnicu i narudžbenicu.
Račun se izdaje nakon ili istodobno s otpremom robe.
P8 - Izdavanje računa s referencama na otpremnicu i primku
Kada odabrati: Kada izdajete račun nakon potvrde primitka robe (primka) od kupca (koja uključuje točnu robu ili usluge koje su zaprimljene).
Ključne karakteristike:
Otpremnica i primka kupca su referencirani.
Račun odražava sadržaj primke.
Jamči da je roba i zaprimljena od strane kupca.
P9 - Odobrenja ili računi s negativnim iznosima, izdani zbog raznih razloga, uključujući i povrat prazne ambalaže
Kada odabrati: Ako trebate ispraviti iznos koji je već naplaćen i/ili vraćate novac kupcu. Primjeri: povrat ambalaže s odobrenjem, storno dijela računa zbog reklamacije.
Ključne karakteristike:
Račun ili odobrenje može se odnositi samo na jednu isporuku, jednu narudžbu, jedan ugovor ili jedan prethodni račun.
Uključuje referenca na prethodni račun/isporuku.
Može biti odobrenje ili račun s negativnim iznosom.
P10 - Izdavanje korektivnog računa (storniranje/ispravak računa)
Kada odabrati: Ako trebate ispraviti grešku na izvornom računu. Primjeri: pogrešni opisi proizvoda, fakturirane količine se razlikuju od isporučenih, stope PDV-a su se izmijenile, i sl. Dva su načina za ispravak:
Osporeni račun može biti zamijenjen u cijelosti. Prvo je potrebno izdati identično odobrenje ili račun u kojem su količine, iznosi stavki i ukupni iznosi negativni, a zatim izdati ispravni računa.
Alternativno, račun, odobrenje ili negativni račun može biti poslan s razlikama u količinama i iznosima između osporenog računa i ispravnog računa.
Ključne karakteristike:
Referenca na izvorni račun.
Može uključivati negativne stavke.
P11 - Izdavanje djelomičnog i konačnog računa
Kada odabrati: Za projekte koji se odvijaju u fazama gdje izdajete više djelomičnih računa, a na kraju jedan završni koji ih sve povezuje.
Ključne karakteristike:
Završni račun referencira i sumira djelomične račune.
Često se koristi u projektima gdje se isporuke odvijaju postupno. Primjeri: kod građevinskih radova izdajete račun za svaku pojedinu fazu te na kraju završni, isto tako za razvoj softvera u etapama.
P12 - Samoizdavanje računa
*privremeno nedostupno*
Kada odabrati: Ako kupac izdaje račun u ime prodavatelja/dobavljača na temelju pisanog dogovora između kupca i prodavatelja/dobavljača.
Ključne karakteristike:
Označen kao "samoizdavanje“, kupac u skladu sa prethodnim dogovorom šalje račun dobavljaču.
Račun je izdan u ime dobavljača.
P99 - Proces definiran od strane kupca
Kada odabrati: Ako je struktura i oznaka procesa specifično definirana od samog kupca, a ne prema standardnim internim procesima dobavljača. Proces koji se ne uklapa u gore navedene procese.
Ključne karakteristike:
Oznaka procesa nosi naziv kojeg je kupac unaprijed odredio.
Proces i njegov tijek se prilagođavaju zahtjevima kupca.
Koristi se samo uz dogovor s kupcem.
Brzi vodič za najčešće svakodnevne situacije:
Isporuka uz stalan ugovor i narudžbenicu → P1
Jednokratna prodaja bez ugovora, uz narudžbenicu → P3
Predujam ili avansno plaćanje → P4
Plaćeno karticom ili gotovinom na licu mjesta bez ugovora ili narudžbenice → P5
Povrat novca kupcu ili povrat robe → P9
Ispravak greške na izvornom računu → P10
Za građevinske i sl. projekte u fazama → P11
Ako ste u nedoumici, poslužite se detaljnim opisom i linijskim hodogramima za svaki proces u ovom članku: https://www.fina.hr/ngsite/content/download/12522/187213/1 (stranica 2-14) kako biste odabrali ispravni poslovni proces.